iso9001:2015标准7.1.6条文讲:“组织应确定用于过程运行和达成产品和服务的符合性所需要的知识。” 这段的内容是要求企业对其运行ISO9000质量管理系统(下简称ISO9000)所需的知识进行界定,明确哪些是所需要的。这个工作是很繁琐的,不容易做好,因为组织的知识涉及面太广了。
根据本条文的注2,组织知识的界定可以根据:a) 内部来源(如:知识产权、由经验而得的知识、从失败和成功项目中获取的教训、非文件化知识和经验的获得与分享、过程改进的结果、产品和服务的改进结果);b) 外部来源(如:各种标准、学术界、会议以及从客户和外部供方收集的知识)。
根据上述的企业内外两个来源,对企业运行ISO9000所需的知识进行分类,大约有几下几种:包括企业的各种 ,各种工作程序、作业指导书,产品检验标准, 或行业标准,相关法规,学术界著作与论文,专业论坛的成果,这些是可取之即用的知识,根据知识管理理论的分类,这些属于显性知识,另外有一些是与之对应的知识是隐性知识,即条文注2中所说的非文件化的知识与经验,这些知识是很个性化、难于格式化或文字化的知识,如员工的一些个人操作经验、工作意识等。
组织的知识一定要建立清单的,或者叫做目录。比如,各种文件的清单,产品标准的清单等等。不然,单就企业自身的文件来说,如果没有一个目录管理,那结果 是灾难性的。
当然,对于“组织知识”这节要求的实施,仅仅建立一个清单是不够的。因为条文讲:“这知识应予以维护并在必要的范围内可获得。”“在处理变革中的需求与趋势时,组织应考虑其现有知识,并确定如何得到或获取所需的更多知识和必需的更新。”这里讲到“维护”“更新”,即要求对企业对其知识进行必要的管理,保证企业从上到下都能获得足够的知识,以实现企业的目标
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深圳ISO认证需求量很大,我几乎每天都接到很多。与内地不同的是,深
圳ISO认证客户大多数要求咨询公司提供培训,以提高企业的生产效率。但同时,
很多企业又不想花钱,往往按照快单的价格来支付做培训和拿证的费用。用有的老
板的话说就是仅买张没有什么用。那么,经过笔者多年的深圳ISO认证咨询的
经验来看,要在老板只支付有限费用的情况下既拿到,又能够提高管理水平,
可从以下几个方面入手。
1. 充分调研,有的放矢。要摸清楚企业的“家底”,再做培训方案。如有的
企业是生产过程管理混乱,那么咨询师就要着重在生产管理环节下功夫;如有的企
业是检验不过关,那么就要在检验上下功夫;
b)针对不同培训对象培训不同的内容。有些培训要求管理层(包括基层领导)
和内审员必须参加,其他员工建议参加。有些课程就是专业人士参加,如设备维修
,只有生产部人员参加即可;
c) 培训要贯穿始终,并非只有 步和第二步的集中培训。在各个阶段进行
指导时,我们要不断引用标准内容与实际工作进行联系,如在编写文件时直接指出
标准中规定的部分哪些公司现在已经存在并满足要求,哪些需要更改,并提出更改
建议,哪些需要增加。如果这样做的好可以减少集中培训课时,增进效果。
2. 文件编写过程适当时机提供模板格式。
a) 确定文件编写人员。一忌随意换人,二忌对标准一点都不熟悉的人来编写
。
b) 运用文件编写技巧。一般要求先画流程图,将各过程的流程图画好,并处
理好相互之间的连接,再写文字,这样也容易理顺各过程内部和之间的关系。其次
,文件编写人员需要知道一些WORD操作技巧,如快速画流程图技巧,文档编排格式
快捷技巧等,收集百余例常用技巧,在咨询时先给一些文件编写人员做些培训,可
以加快文件编写速度,而且层次分明,效果良好。
c) 提供模板格式。一般来说,不建议上来就提供模板文档,这样容易束
缚文件编写人员的思想。但在他们经过痛苦的思索编写一部分内容后,可适当提供
一些模板格式供参考。
3. 深圳ISO认证过程实际上是重视管理思想,有创造性地运用标准的过程。
ISO9000族标准需要各组织根据自己的情况来实施,但有些组织却将别的公司
的质量管理体系文件照搬照抄,形成自己也不明白为什么这样做。或是僵硬地套标
准的各条款,把公司原来的风格丢了。其实各组织在贯彻实施ISO9001标准时,只
要把标准要求的内容做到了,并不一定要求统一的格式。
ISO认证过程中,记录究竟保存多长时间?据我们的辅导的企业来讲,一般来说,除了内审和管理评审的记录保存三年外,其他的记录都应该长期保存的。
ISO认证企业中,记录是重要的记录,也是企业按照ISO标准进行管理的证据。一些记录也不是一二年就可以销毁的,一些记录,如设备清单、人员培训记录、供应商清单等是要长期保存的,只有这样,企业才能够有依据进行有效管理。